ІТ-рішення для підтримання роботи сільської ради у Музиківській громаді

Новина

02.07.2020

Музиківська сільська громада, що на Херсонщині, утворилась у 2016 році. Після об’єднання із Східненською сільською радою мешканці громади почали замислюватись над ідеєю нового вебсайту, який допоміг би встановити зв’язок між співробітниками, що знаходяться на відстані один від одного. У Музиківської сільської ради був власний вебсайт у 2010 році, однак він майже не оновлювався через складну структуру і з ним працювала лише невелика частка співробітників сільради.

2017 року Музиківська ОТГ увійшла у першу когорту громад-учасниць Програми USAID DOBRE («Децентралізація приносить кращі результати і ефективність») і стала однією із пілотних ОТГ, які запровадили вебсайт, побудований на платформі DOSVIT, розробленій SocialBoost, партнером Програми DOBRE. Тісна співпраця зі спеціалістами SocialBoost уможливила створення абсолютно нового вебсайту, який служить інструментом комунікації між органами місцевого самоврядування, мешканцями та партнерами.

<= Працівники сільської ради засвоюють нові можливості роботи із сайтом

Відтак, відколи запустили новий вебсайт працівники сільської ради підкреслюють низку важливих переваг у роботі:

стало легше публікувати документи різних типів;
поліпшено організацію форм через посилання та теги;
не потрібно шукати паперові копії документів;
інформація доступна на сайті у будь-якій час.

Віталія Ртіщева, спеціалістка-фінансистка Музиківської сільської ради пояснює: «Сайт має зрозумілу структуру, дає можливість знайти потрібний документ за кілька секунд. Дозволяє підключити купу додатків в сфері електронної демократії та підзвітності. Колосальна можливість — актуальні сервіси, від бюджету участі до ProZorrо. Це сайт, що дає можливість підкреслити потенціал громади серед інвесторів та партнерів. Зручно отримувати інформацію про громаду, дізнаватися новини, користуватися електронними сервісами (Hromadsky Project, DOBRE.Pytannia та іншими)».

Виявилось, що робота з платформою не складна і не вимагає багато часу.

На вебсайті сільської ради Музиківської ОТГ розміщено:

У розділі Новини — понад 580 інформаційних повідомлень.
У розділі Документи — понад 2000 нормативно-правових актів.
У розділі Проєкти — чотири ініціативи з розвитку громади.

Загальна аудиторія сайту — понад 5700 користувачів. За даними Google-аналітики, щомісяця сайт Музиківської ОТГ відвідує в середньому 1251 людина.

Наповненням сайту сільської ради займається секретар сільської ради Людмила Погрібна.

«Мені дуже зручно вносити на сайт дані, які проходять через мене, або які я сама створюю. Я можу вже на стадії погодження з сільським головою самостійно опублікувати проєкт рішення, не передаючи його ще одному спеціалісту. В мене є своя система назв документів, яку я не створила б, якби не працювала з сайтом. Кожного дня вношу зміни в існуючу структуру документів: додаю окремий тег чи додаткову характеристику в назвах певних видів рішень. Перебрала всі «земельні» рішення сесії і вдрукувала прізвища заявників. Тепер кожен за своїм прізвищем може знайти документ, який стосується саме його. Люблю наш сайт за те, що я вже не є основним розпорядником інформації в нашій сільській раді», — зазначає Людмила Погрібна.

Варто зазначити, що у 2018-2020 волонтерка Корпусу Миру за проєктом Розвиток громад Ешлі Браво Гарсіа проходила службу у сільській раді Музиківської ОТГ та співпрацювала із колегами, оптимізуючи роботу з вебсайтом. Ешлі повідомила, що завдяки даним Google-аналітики відтепер «в один клік» можна дізнатися про аудиторію сайту.

Інноваційними аспектами у роботі сайту є такі:

Деталізація: у який день тижня вебсайт відвідують більш активно (по понеділках). Більше візуалізації доступно про основну групу аудиторії (жінки, вікова група: 25-45).
Моніторинг: дані акаунту Google-аналітики співпадають із даними сторінки сільської ради у фейсбуці. Їх перевіряють кожного місяця, щоб вивчити рівень взаємодій цільової аудиторії та визначити, який контент підсилює її.
Постійність: регулярне оновлення для зміцнення репутації вебсайту як надійного та офіційного джерела.
Поінформованість: важливі повідомлення для громади. Наприклад, бюджет участі проходить другий рік поспіль, мешканці ознайомлені із концепцією та методом програми.

Наразі представники місцевого самоврядування активно працюють над візуальним сприйняттям ОТГ:

Сайт функційонує як майданчик для величезного масиву дій та планів. Стандартні кольори та прийоми пов’язують всі наявні комунікаційні канали — сторінку в фейсбуці, сайт, ютуб-канал громади та ін.

Людмила Погрібна зазначає: «Планую інформаційне представлення громади зробити активним, але не нав'язливим, логічним, але не офіціозним, естетичним, але не енергозатратним. Прозорість, робота із відкритими даними, статичні процедури — це сильна сторона, яка обов’язково зацікавить потенційного інвестора».

Також, надихнувшись національною кампанією партнера програми USAID DOBRE Національного Демократичного Інституту «Жінки — це 50% успіху України», під час карантину в Музиківській ОТГ реалізували власний масштабний проект «Жінки — це 50 % успіху Музиківської ОТГ»: провели інтерв’ю з дев’ятьма активними жінками громади та опублікували на сайті. Місцеві жителі активно цікавилися думками та здобутками героїнь.

Директор Східненської школи Аліна Місюра розповіла: «Мені формат інтерв'ю дуже сподобався. Я була першою учасницею, очікувала стандартних запитань, які пов'язані з моєю роботою. Але відхід від шаблонів, на мою думку, більше розкрив особистість респондентів, а також є цікавішим для читачів».

Впроваджена інформаційна ініціатива стала «пробою пера» та допомогла запланувати наступні цікавинки. Спеціалісти сільської ради популяризують можливості свого сайту: наприклад, за умов карантину актуально подавати звернення онлайн, тому для молоді підготували веселу мотиваційну відеоінструкцію. У поточному році планують запустити і додаток Е-петиції. Знову ж, головне — не лише пояснити мешканцям, як технічно користуватися цим додатком. Важливо, якими будуть наступні кроки сільської ради при розгляді пропозицій, як у подальшому активність місцевих жителів та ІТ-підходи сприятимуть розвитку громади в цілому.

Подяка співавторам історії: Людмилі Погрібній, секретареві сільської ради Музиківської ОТГ; Ashley Bravo Garcia, CD PCV, Peace Corps Ukraine; SocialBoost та Національному Демократичному Інституту, партнерам Програми USAID DOBRE.

Co-Authors: Liudmyla Pogribna, Local Council Secretary at Muzykivska CC; Ashley Bravo Garcia, CD PCV, Peace Corps Ukraine; SocialBoost and the National Democratic Institute, USAID DOBRE partners.

The Muzykivska community, which was established in 2016, later consolidated with Skhidnenska village, when community residents started exploring ideas for a new website. The goal was in part to help establish a strong connection between the two communities, which are a far distance from each other. Muzykivska Village Council had had its own website since 2010, but had not been updated very often; its complex structure prevented most staff from actually working on it.

In 2017, Muzykivska consolidated community (CC) joined Cohort#1 of the CCs participating in USAID DOBRE Program and became one of the pilot projects to implement the DOSVIT website platform, created by DOBRE partner SocialBoost. Close cooperation with SocialBoost specialists facilitated the building of a brand new website which could be easily updated and accessed, thus serving as a useful communication tool among local governance representatives, CC residents and partners.

When the new website launched, the Village Council staff pointed out several essential advantages of it including:

The ability to more easily publish documents of various types.
The improved organization of forms through links and tags.
The removal of the need for hard copies of documents.
The accessibility of information at any time.

Vitaliya Rtischeva, Finance Specialist from Muzykivska Village Council, explains: “It has an easy to follow structure – and there is an opportunity to quickly locate a necessary document just in a few seconds. It allows plugging in a wide range of applications related to e-democracy and accountability. There is a huge opportunity to plug in other critical services, such as participatory budgets and ProZorro, an online platform that ensures open access to public procurement in Ukraine. This website helps underscore the community capacity among investors and partners. It is truly a convenient resource to learn more about the CC, to know what goes on here through recent news updates, as well as to utilize available electronic services (Hromadsky Project, DOBRE.Pytannia and Dosvit).”

As it turned out, the work with the platform is not difficult and does not require a lot of time. Moreover, currently at the Muzykivska CC Local Council Website the following components are publicized:

news updates - 587 (link);
documents - 2,011 (link);
projects - 4 (link);
Google analytics audience –1251 (on average per month);
website subscribers - 5,737.

Liudmyla Pogribna, Village Council secretary, coordinates the data updates and posting at the website. She says:

“I find it very convenient to independently post the data on the website, including the information that I come across or create. Even at the stage of approval with the Head of the village, I can post the draft order without passing it down to another specialist. I have an individual system of document titles, which I could not be able to build on my own if not working with the website. Every day I update the existing structure of the online documentation – I add another tag or additional description along with the titles of specific resolutions. I have worked in detail with all the Local Council session resolutions concerning land and typed in the names of applicants. Now by searching his or her name, everyone can find a relatable document. I like our website for its features, allowing me not to be the main information delivery manager at our Local Council.”

Notably, in 2018-2020 Community Development Peace Corps Volunteer Ashley Bravo Garcia served at Muzykivska CC Village Council and collaborated with counterparts in the field on efficient website optimization. Ashley emphasized that with Google data analytics, one could easily access concrete information about the website audience. Other innovative aspects of the analytics include:

More details: what day of the week has the most website visits (Mondays). It also provides a great visualization of their primary audience (women in the 25-45 age group).
Close monitoring: insights from Google Analytics account coincide with those from the Council's Facebook page. The data is checked on a monthly basis to monitor any trends in the engagement of the target audience and pinpoint what type of content they interact with most.
Consistency: keeping the website up to date to establish its reputation as a reliable and official primary source.
Outreach activities: critical notifications for the CC. For example, a Citizen Budget is on its second year, and residents are familiar with the concept of the program and outreach method.

In addition, local governance representatives are actively working on the visual identity of the CC. In this regard they

The website functions as the platform for an extensive amount of actions and plans. Through the standard colors and techniques, they connect all available communication outlets such as CC Facebook pages, CC websites, CC Youtube Channels and others.

Liudmyla Pogribna adds: “I plan to make the CC informative presentation more active, though not imposing; logical, though not super official; aesthetic, though energy efficient. Transparency, working with open data and statistical procedures are the strong points that will definitely attract potential investors.”

Also, inspired by the national campaign by USAID DOBRE partner, the National Democratic Institute project “Women are 50% of Ukraine's Success” during the quarantine, in Muzykivska CC they implemented own large-scale project, "Women are 50% of Muzykivska CC Success." They conducted interviews with nine women who are active in the community and published the interviews on the CC website. Local residents were interested to learn the opinions and achievements of the heroines.

Alina Misiura, Head of Skhidnenska School, said: “I really liked the format of the interview. I was the first participant and expected to hear standard questions related to my work. However, putting aside the cliché, in my opinion, the questions encouraged respondents to open up more as personalities and became more interesting for the readers.”

The implemented information initiative became “the first milestone” and helped inform the planning of other interesting activities. The Village Council specialists promote the new website opportunities more: for instance, under the quarantine conditions it became typical to submit petitions online, so for local youth they prepared a positive and encouraging video instruction. Within the current year, they plan to launch the E-petitions application.

However, once again, it is important not only to explain to the residents how to technically utilize this application, but what Local Council future steps are while considering the submitted proposals, and how the active community members’ engagement and IT-approaches will enhance the CC development, in general.

This story was made possible by the generous support of the American people through the United States Agency for International Development (USAID). The contents are the responsibility of Global Communities and do not necessarily reflect the views of USAID or the United States Government.